事業所・店舗には、請求書・領収書・契約書・そして会計帳簿等、とてもたくさんの書類がありますね。
その書類は、｢会社法｣｢法人税法｣の法律で、｢文書を保存しておく期間｣が定められています。
｢文書を保存｣ということですが、電子データでの保存は別途定められている法律に従うことが決められています。
１．保管期間は次の通りです。
２．保管方法
①帳簿や書類は、原本での保存と定められています。
②電子保存のための手続
｢e-文書法｣｢電子帳簿保存法｣によって定められています。
（１）税務署長の承認を受ける
電子保存を始める３ケ月前までに、税務署長に対して次の書類を提出します。
・国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書
・電子保存で使用するシステムの概要を記載した書類
・電子保存を行うパソコンに関する事務手続きの概要を記載した書類（保存業務を委託している場合には委託契約書の写し）
（２）真実性および可視性の確保
電子保存やスキャナ保存をする場合、電子データが原本となります。
・改ざん防止 → 改ざんをしていない証明のため、電子署名や作成日時のタイムスタンプ等で証明する。
・解像度 → 200dpi以上の解像度、カラー画像（RGB256階調以上）であること。
３．電子保存のメリット
（１）場所の節約
法律で定められた期間の書類を保存しておくには相当のスペースが必要となりますが、電子データの場合には、事務所や店舗内のスペースの活用が可能です。
（２）作業効率
電子データ（ファイル）の場合、検索を行えますので、容易に書類の特定が可能です。
４.罰則
明確な規定はありませんが、
売上で発生した消費税額から、仕入れで発生した消費税額の差分が認められなくなったり、青色申告を取り消されてしまったり重大なデメリットが生じます。
（まとめ）
書類の管理ができていなかったために膨大な時間と労力を無駄にしていませんか。
会計関係の書類だけでなく、業務内の書類もうっかり廃棄してしまうことなどがあれば、記録違反や虚偽申告の疑いなどで、会社に重い罰則が生じる可能性もあります。
そうならないために、日々の書類の整理・分類・保管が大切です。
弊社では、NTT東日本様と提携しており、
株式会社ISS様（NTT東日本とヤマトシステム開発の共同出資企業）の、文書管理システムを取扱っております。
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